Depuis la transformation de Pôle emploi en France Travail, les procédures pour financer et suivre une formation professionnelle se digitalisent. Kairos est au cœur de ce dispositif : une plateforme sécurisée qui centralise les demandes de financement AIF, les POEI, les conventions et le suivi d’assiduité.
Problème : entre les démarches pour adhérer, les identifiants Portail Emploi partenaires, la saisie des devis Kairos, ou encore les nouvelles règles de sécurité informatique après 2025, beaucoup d’organismes et de candidats s’y perdent.
Ce guide fait le point, étape par étape, avec :
- Une définition simple de Kairos France Travail
- Les méthodes d’accès et de connexion (organisme et candidat)
- Le fonctionnement des devis AIF/POEI et la validation côté candidat
- Les contacts utiles et une checklist sécurité pour éviter les pièges
👉 Si vous cherchez comment accéder à Kairos, comment se connecter rapidement et éviter les erreurs courantes, restez avec nous : vous allez gagner du temps et sécuriser vos démarches.
💡 Si vous cherchez à comprendre quelles aides peuvent financer votre formation (AIF, PTP, ARCE…), consultez notre guide complet sur les aides à la reconversion professionnelle France Travail.
Comment accéder à Kairos France Travail quand on est organisme de formation ?
Pour utiliser Kairos, il faut passer par plusieurs étapes officielles. Voici le parcours complet, du dépôt de la demande d’adhésion à l’accès effectif à la plateforme.
1. Faire la demande d’adhésion
L’accès à Kairos commence par une étape administrative : votre organisme doit demander son adhésion auprès de France Travail. Lors de cette procédure, vous désignez un Responsable de Gestion des Comptes (RGC), qui sera chargé de gérer les habilitations pour toute votre équipe.
2. Recevoir vos identifiants
Une fois la demande validée, vous recevez deux courriers séparés :
- le premier contient votre identifiant pour le Portail Emploi partenaires,
- le second explique comment créer un mot de passe sécurisé.
Ces éléments permettent la connexion au portail, mais pas encore l’accès direct à Kairos.
3. Se connecter au Portail Emploi partenaires
Avec vos identifiants, accédez au Portail Emploi partenaires. C’est la porte d’entrée officielle pour toutes les applications professionnelles, dont Kairos.
« À noter : l’adresse de connexion au Portail Emploi partenaires est communiquée directement dans les courriers officiels que vous recevez après adhésion. Il n’existe pas de lien accessible via francetravail.fr ou autre site grand public. Cette mesure renforce la sécurité et évite les tentatives de phishing. »
4. Habiliter les utilisateurs via GID
Avant de voir apparaître Kairos, le RGC doit attribuer les droits d’accès via l’outil GID Partenaires. Après cette étape, Kairos sera visible dans votre liste d’applications et prêt à être utilisé pour gérer les devis, les conventions et l’assiduité.
Accès rapide : résumé des étapes (organismes)
- Demande d’adhésion à France Travail et désignation du RGC.
- Réception des identifiants Portail Emploi partenaires (courriers séparés).
- Connexion au Portail Emploi partenaires avec vos identifiants.
- Habilitations via GID Partenaires (droits utilisateurs, rôles).
- Ouverture de l’application Kairos : gestion des devis AIF/POEI, conventions et assiduité.
Astuce : centralisez vos procédures internes (création/suppression des comptes, rotation des mots de passe) dans un document partagé pour éviter les blocages.
Candidat : comment se connecter ?
Beaucoup de demandeurs d’emploi pensent qu’ils doivent créer un compte Kairos pour valider leur formation. En réalité, ce n’est pas nécessaire. Voici ce qu’il faut savoir.
Pas besoin d’un compte Kairos
Kairos est un outil interne conçu pour les organismes de formation et France Travail. Si vous êtes candidat, vous ne vous connectez jamais directement à Kairos. Toutes vos démarches se font via votre Espace personnel France Travail.
Où valider un devis AIF ?
Lorsque votre organisme de formation crée un devis via Kairos, vous recevez une notification dans votre espace personnel. C’est là que vous pouvez :
- consulter le devis,
- le valider ou le refuser,
- suivre l’avancement de votre dossier.
Et pour le suivi de formation ?
Pendant votre formation, le suivi d’assiduité est géré par votre organisme dans Kairos. Vous n’avez aucune action à faire à ce niveau, mais vous pouvez vérifier votre situation directement dans votre espace France Travail.
Validation du devis AIF — côté candidat (rappel)
- Le candidat ne se connecte pas à Kairos : il utilise son Espace personnel France Travail.
- Il reçoit une notification pour valider/refuser le devis transmis par l’OF.
- Sans validation du candidat, le dossier n’est pas étudié.
Devis Kairos (AIF / POEI) : le mode d’emploi pour organismes
Une fois connecté à Kairos, la fonctionnalité la plus utilisée reste la saisie des devis pour les aides à la formation. Cette étape est obligatoire pour les financements AIF (Aide Individuelle à la Formation) et POEI (Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle). Voici comment procéder.
Pourquoi passer par Kairos pour un devis ?
Depuis 2025, tout devis AIF ou POEI doit être créé dans Kairos. C’est une exigence pour :
- garantir la conformité avec Qualiopi,
- sécuriser les échanges entre organismes et France Travail,
- réduire les délais de traitement.
Comment saisir un devis AIF ou POEI ?
L’organisme de formation crée le devis directement dans Kairos. Les informations clés à renseigner concernent :
- l’intitulé de la formation et son code,
- les dates et le volume horaire,
- le coût détaillé.
Une fois le devis complété, il est transmis à France Travail et au candidat pour validation. Sans validation du candidat dans son espace personnel, la demande ne sera pas étudiée.
Bonnes pratiques pour éviter les retards
Avant de valider un devis, relisez bien toutes les informations et respectez les délais fixés par France Travail. Prévoyez toujours un temps tampon pour les échanges avec le candidat, surtout si la formation démarre rapidement.
Erreurs fréquentes sur les devis Kairos (et comment les éviter)
- Dates incohérentes (début passé / chevauchement) → vérifiez la chronologie et prévoyez un délai de validation.
- Volumes horaires imprécis → détaillez par module si nécessaire pour accélérer l’étude.
- Coûts non ventilés → distinguez pédagogie / frais annexes / modalités de paiement.
- Mauvais bénéficiaire → contrôlez l’identité du candidat avant l’envoi.
- Absence de pièces justificatives → joignez les éléments demandés dès le premier envoi.
Gain de temps : prévoyez un modèle de devis type pour vos formations récurrentes afin d’assurer l’exhaustivité des champs.
Assiduité et suivi de formation : ce qu’il faut savoir
Kairos ne sert pas seulement à gérer les devis. Une partie essentielle du dispositif concerne le suivi d’assiduité, obligatoire pour assurer le financement et la conformité administrative.
Pourquoi déclarer l’assiduité ?
France Travail exige des justificatifs précis pour chaque participant. Les absences, retards ou abandons doivent être signalés. Cette transparence conditionne le versement des aides et la bonne clôture du dossier.
Comment déclarer dans Kairos ?
Après le démarrage de la formation, l’organisme saisit dans Kairos les présences et absences pour chaque session. Si un abandon survient, la date et la raison doivent être renseignées immédiatement pour mettre à jour la prise en charge.
Ce que voit le candidat
Le candidat ne fait aucune saisie dans Kairos. Cependant, il peut vérifier son suivi depuis son Espace personnel France Travail, où figurent les informations communiquées par l’organisme.
Problèmes fréquents sur Kairos France Travail
- Impossible de se connecter → vérifiez vos identifiants Portail Emploi Partenaires et videz le cache du navigateur.
- Erreur d’authentification → votre compte peut être inactif, contactez l’administrateur RGC ou l’assistance Kairos.
- Page blanche après connexion → essayez via un autre navigateur (Chrome recommandé).
- Compte bloqué → écrivez à formation.kairos@pole-emploi.fr en précisant votre SIRET et identifiant.
- Identifiant perdu → utilisez la fonction “mot de passe oublié” sur le Portail Emploi Partenaires ou contactez votre RGC.
- Erreur 403 “Accès refusé” → votre rôle n’autorise pas l’accès à Kairos : demandez au RGC de réhabiliter vos droits.
- Kairos indisponible → réessayez plus tard (maintenance) et consignez l’heure/l’erreur pour votre suivi interne.
Astuce : ajoutez l’URL officielle du Portail Emploi Partenaires à vos favoris pour éviter les faux sites.
Nouveau en 2025 : Sécurité & conformité à ne pas négliger
En juillet 2025, Kairos a été au centre d’une cyberattaque touchant plusieurs centaines de milliers de données. Depuis cet incident, France Travail a renforcé ses exigences et recommande aux organismes de formation d’adopter une vigilance maximale. Voici ce que vous devez savoir pour protéger vos accès et vos dossiers.
Pourquoi la sécurité est devenue prioritaire ?
L’attaque a montré que les identifiants et habilitations étaient une cible sensible. Les pirates exploitent souvent des failles simples : mots de passe faibles, liens frauduleux, comptes non désactivés après un départ. Résultat : chaque organisme doit revoir ses pratiques.
Les bonnes pratiques imposées par France Travail
- l’utilisation de comptes nominatifs pour chaque utilisateur,
- la suppression immédiate des accès pour les personnes quittant la structure,
- des mots de passe robustes et régulièrement mis à jour,
- la vigilance face aux emails suspects (phishing).
Gestion des habilitations (RGC) : politique interne minimale
- Comptes nominatifs uniquement (jamais de comptes partagés).
- Entrées/sorties : création et désactivation immédiate à l’arrivée/au départ d’un collaborateur.
- Revue trimestrielle des droits (qui a accès à quoi et pourquoi).
- Mots de passe robustes + rotation périodique documentée.
Tip : conservez un registre des habilitations (SIRET, identifiants, rôles) accessible au management et au RGC.
Assistance Kairos : que préparer avant de contacter le support
- Votre SIRET et l’identifiant Portail Emploi partenaires.
- Captures d’écran avec l’heure et le message d’erreur.
- Navigateurs testés (Chrome/Edge) et actions déjà tentées (cache, autre poste…).
- Impact (formation qui démarre, dossier en attente…) pour prioriser le traitement.
Plus votre ticket est précis, plus la résolution est rapide.
Contacts utiles Kairos
En cas de problème technique ou d’accès, plusieurs moyens sont à votre disposition :
- Téléphone Kairos : 09 72 72 00 70
Horaires : lundi-jeudi 9h-17h, vendredi 9h-15h - Email officiel : formation.kairos@pole-emploi.fr
- Assistance en ligne : via la rubrique “Aide” du Portail Emploi partenaires
- Page “Soyez vigilants” : pour signaler un phishing ou vérifier une alerte sécurité
FAQ Kairos France Travail (questions fréquentes)
Comment accéder à Kairos France Travail ?
Pour accéder à Kairos, il faut passer par le Portail Emploi partenaires avec vos identifiants officiels. L’accès direct via un lien externe n’existe pas.
C’est quoi Kairos France Travail ?
Kairos est la plateforme de gestion des formations utilisée par France Travail (anciennement Kairos Pôle emploi) et les organismes de formation. Elle sert à créer les devis AIF/POEI, suivre l’assiduité et gérer les conventions.
Comment se connecter à Kairos ?
Connectez-vous au Portail Emploi partenaires, saisissez vos identifiants, puis ouvrez Kairos dans la liste des applications habilitées.
Ai-je besoin d’un compte Kairos en tant que candidat ?
Non. Les candidats utilisent uniquement leur Espace personnel France Travail pour valider un devis ou suivre leur formation.
“Kairos assuré”, c’est quoi ?
Cela n’a aucun lien avec France Travail. Il s’agit d’une application pour les assurés d’un réseau indépendant.
👉 Gardez ce guide à portée de main, partagez-le avec votre équipe et ajoutez l’URL officielle du Portail Emploi partenaires à vos favoris. Une vigilance constante et une bonne organisation feront de Kairos un atout pour vos démarches avec France Travail.
